С 1 сентября 2023 года для сотрудников, действующих от лица компании, вступают в силу новые правила. Для подписания документов в онлайне вместо привычных электронных подписей юрлица появится возможность использовать подписи физлица в паре с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Юридические вопросы эксперт сервиса Контур.Диадок Ирина Левитан разобрала для издания «Главбух».
Изменения в законе
Сейчас, чтобы подписать электронный документ, работник может использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) сотрудника юрлица — в ней указаны данные об организации и работнике. При этом бумажная доверенность или ее скан-копия направляется контрагентам отдельно. Но уже осенью порядок изменится. Чтобы подписывать документы, сотрудникам понадобится КЭП физлица, а подтверждать полномочия можно будет с помощью машиночитаемой доверенности.
Требования к оформлению МЧД
МЧД — это электронный документ, аналог доверенности на бумаге. По нему компания передает своему сотруднику различные полномочия, например, подписать договор, акт или товарную накладную, подписать и отправить налоговую или иную отчетность.
Машиночитаемая доверенность создается в XML-формате и подписывается электронной подписью руководителя организации или ИП. В приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857 есть перечень данных, которые должны быть в МЧД:
- название документа;
- номер доверенности;
- данные о доверителе — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП для физлица и ИП или название, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС директора для организации;
- данные о представителе — ФИО, дата рождения, реквизиты паспорта, СНИЛС, ИНН;
- дата составления;
- срок действия;
- перечень полномочий с идентификаторами;
- данные об информационной системе, в которой можно узнать об отзыве доверенности;
- возможность передоверия.
Создать МЧД можно разными способами: на сайте ФНС, в специальных сервисах, аналогичных Контур.Доверенности, в системах операторов электронного документооборота (ЭДО), в информационных системах компаний. Основу для последнего варианта можно взять на портале Госуслуг — там опубликовано несколько форм доверенностей, с которыми работают распределенный реестр ФНС, сервисы операторов ЭДО и госорганы.
Проверьте, готовы ли вы к переходу на МЧД — пройдите тест Диадока. На основании ваших ответов подберем инструкции и полезные материалы по теме машиночитаемых доверенностей.
Проверка полномочий в МЧД
Любая доверенность выдается для того, чтобы подтвердить полномочия представителя при заключении сделок, в том числе при подписании документов в электронном виде. Для автоматизированной проверки полномочий в МЧД они должны быть оцифрованы, то есть внесены в специальный реестр с определенным кодом (идентификатором).
Сейчас полномочия в МЧД для сдачи налоговой отчетности оцифрованы ФНС России и частично СФР. Поэтому полномочия в МЧД, которые формируются в системах операторов ЭДО для отчетности, уже сейчас автоматически определяются информационными системами этих ведомств. Это позволяет им оперативно отклонять направленную представителями отчетность, если у них недостаточно полномочий для ее подписания.
В сфере же взаимодействия хозяйствующих субъектов оцифрованных полномочий для их автоматического определения в информационных системах сейчас нет — над общим классификатором полномочий для МЧД работает Минцифры. Когда он будет запущен, операторам информационных систем нужно будет сделать дополнительные доработки. Поэтому пока полномочия в МЧД указываются обычным текстом и их необходимо проверять так же, как и в бумажных доверенностях.
Каждому участнику электронного документооборота придется решить, как проверять полномочия в МЧД. Можно использовать один из вариантов:
- Оформить заверения об обстоятельствах, в которых стороны до начала документооборота гарантируют наличие у представителей достаточных полномочий для подписания электронных документов.
- Проверять полномочия представителя в МЧД при приеме каждого документа.
- Доверять связке подписи физлица с данными организации-отправителя по аналогии с подписями сотрудников компании при использовании систем операторов ЭДО.
Обработка персональных данных для МЧД
Для МЧД нужны персональные данные работников: ФИО, реквизиты паспорта, СНИЛС, ИНН. Использовать личную информацию сотрудников для электронных доверенностей, как и в любых других случаях, можно только с их согласия. При этом работодатель и так обрабатывает данные работников — при трудоустройстве они предоставляют паспорт и другие сведения. Если после создания МЧД будет храниться в сторонней информационной системе, необходимо проверить наличие согласий будущих владельцев МЧД на передачу их персональных данных оператору такой системы. Кроме того, по возможности нужно закрепить обязательства оператора системы по обработке персональных данных.
Хранение и передача МЧД
Вопросы хранения и использования МЧД регулируются постановлением Правительства от 21.02.2022 № 223. Хранить МЧД необходимо в электронном виде в одной из информационных систем:
- головного удостоверяющего центра Минцифры;
- удостоверяющих центров ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка;
- аккредитованных удостоверяющих центров;
- операторов ЭДО;
- федеральных органов исполнительной власти, в том числе в наиболее востребованном и наполненном на текущий момент распределенном реестре ФНС России;
- государственных внебюджетных фондов — СФР, ТФОМС и других;
- любых третьих лиц при условии, что в информационной системе можно создать электронный документ и подписать его КЭП.
Передавать МЧД своему контрагенту можно разными способами, например:
- отправить доверенность отдельным файлом вместе с подписанными документами в одном пакете;
- указать номер доверенности в документе — получатель может проверить ее действительность по общей информационной базе без самого документа;
- передавать данные о доверенности в метаданных документа.
Начните переход на электронную подпись физлица + МЧД как можно раньше. Получите сертификат физлица от Контура дополнительно к сертификату на сотрудника. Подробнее
Хотя изменения еще не вступили в силу и они не отменят использование традиционных доверенностей на бумажном носителе, получать МЧД и пробовать использовать новые возможности стоит уже сейчас. Операторы информационных систем могут установить технические ограничения на использование электронных подписей физических лиц без МЧД, что заблокирует уже внедренный в компании электронный документооборот. Заранее получите сертификаты КЭП для физических лиц, выдайте им МЧД и протестируйте обмен документами, чтобы вовремя выявить проблемы и устранить их.
Источник: https://www.diadoc.ru/blog/44402-yuridicheskie_aspekty_raboty_s_mchd_chto_uchest
